بازآرایی ساختار سازمان در اولویت دغدغه های مدیریت منابع انسانی

در ادامه گفتگویی با امیر قائم پناه مدیر منابع انسانی سازمان در خصوص نحوه عملکرد و برنامه های این مدیریت در سالجاری خواهیم داشت .امیر قائم پناه مدیر منابع انسانی سازمان بهداشت و درمان صنعت نفت در خصوص این مدیریت می گوید: این مدیریت تقریباً پاسخگو  9 هزار و 513 نفر نیرو  اعم از  رسمی ، قراردادی ، پیمانکاری و پرکیس در سطوح مختلف سازمان در امور کارکنان، برنامه‌ریزی ، خدمات رفاهی، اجتماعی و آموزشی است.

قائم پناه اظهار می دارد: منابع انسانی در جهت رفع نگرانی‌ها و چالش‌ها برنامه‌های مختلفی را در دست کار دارد که برخی از آنها برنامه‌های جاری مانند انتصاب و ترفیع کارکنان، حقوق و مزایا و پرداخت فوق‌العاده می باشد، که در تمام سازمان‌ها وجود دارد، اما این مدیریت در نظر دارد به منظور ارائه خدمات مطلوب و بهینه امسال در راستای رفع نگرانی های کارکنان اولین نشست تخصصی روسا منابع انسانی و معاونین خدمات پشتیبانی مناطق را به میزبانی بهداشت و درمان صنعت نفت بوشهر در مرداد ماه برگزار کند.

وی با اشاره به اصل یکپارچگی فرآیند در ستاد و مناطق می گوید : هدف از برگزاری این نشست یکپارچه سازی عملکرد و فرایند های کاری با همکاری خدمات پشتیبانی مناطق در جهت کوتاه‌تر و چابک‌تر شدن فرآیندها و  افزایش رضایت مندی پرسنل است،ادامه روند نشست در قالب کارگروه هایی تخصصی‌ در طول یکسال پیگیری خواهد شد.

به گفته وی این کارگروه های تخصصی  شامل انتصابات و ترفیعات، حقوق و دستمزد و مزایا، خدمات پشتیبانی و پیمان‌ها و کارگروه خدمات رفاهی و اجتماعی است . آن بخش از مشکلاتی که امکان رفع آن در جلسات عمومی باشد در همان بخش حل خواهد شد و مواردی که نیاز به پیگیری کارگروهی دارد، همکاران ستاد با نیروهای مناطق به دنبال حل و فصل آن خواهند بود.

ایشان در خصوص هدف اصلی چنین برنامه‌ای بیان کردند: همسویی با خدمات پشتیبانی مناطق، کوتاه شدن فرایند و از آن مهم‌تر رسیدگی به درخواست کارمندان، اهدافی است که این طرح به دنبال خواهد داشت.

وی در خصوص تهیه سند چشم انداز مدیریت منابع انسانی سازمان افزودند: برنامه دیگری که در دستور کار منابع انسانی قرار گرفته است، ارائه برنامه استراتژیک در راستای سند چشم‌انداز سازمان است که در سال 95 به تأیید هئیت مدیره سازمان رسیده  و ابلاغ شده است. منابع انسانی تا به حال سندی را به عنوان سند استراتژیک و سند چشم‌انداز ارائه نکرده است که ما در حال نگارش این امر می‌باشیم.

قائم پناه اظهار می دارد : با همکاری واحد متناظر در مناطق، قصد داریم ادبیاتی مشترک را مختص حوزه منابع انسانی ایجاد کنیم. برنامه  استراتژیک در حال تولید بوده و زمانبندی آن حداکثر تا پایان مرداد ماه سالجاری است که در اختیار مدیریت برنامه‌ریزی قرارداده شود. در نظر داریم برای هر یک از چشم اندازها یک ماموریت و اهداف عینی و عملی تعریف کنیم و به مدیریت برنامه‌ریزی و مدیریت سازمان تعهد داشته باشیم تا این موارد به  مرحله‌ قابلیت عملیاتی بودن، پیش رود.

وی در ادامه می افزاید: برنامه دیگر در حوزه مدیریت منابع انسانی، استقرار سیستم یکپارچه مکانیزه است. این طرح در اواسط اردیبهشت ماه سالجاری در مدیریت برنامه‌ریزی مطرح شده است و در حال ارائه پروپوزال اولیه آن در شورای عالی انفورماتیک هستیم. هدف از ایجاد  سیستم یکپارچه در 2 حوزه عملکردی سیستم حضور و غیاب و خدمات پرسنلی کاهش فرایندها و هزینه‌ها است.

 مدیریت منابع انسانی سازمان ویژگی نرم‌افزار را کاهش هزینه‌ها و سرعت بخشیدن و کوتاه کردن فرآیندها عنوان و تصریح می کند : پرداخت اضافه کاری کارمندان که از سیستم حضور و غیاب دریافت شده و به صورت کاغذی توزیع و تایید میشود، با این سیستم کاغذ حذف شده و مرخصی‌های ساعتی و ماموریت‌های اداری کارمندان مدت موقت، مدت معین و رسمی در این سامانه ثبت خواهد شد. برگه‌های مرخصی از این میان جمع شده و هر کارمندی نام کاربری مخصوص به خود را خواهد داشت که پس از تایید سیستمی در محیط سیستم جامع تغذیه بصورت مکانیزه میشود.

وی با تاکید بر یکپارچه شدن گزارش‌ها مخصوصاً در حوزه پیمان و پیمان کاری‌ها می گوید: برای اضافه کاری‌ها و مرخصی‌ها هیچ گونه اسنادی تولید نمی‌شود و اگر نهادهای نظارتی و مدیریت مالی، سندی را درخواست کنند به راحتی میتوان با دسترسی به امضای مجازی که قبلا در سیستم تعریف شده چاپ و تولید شود. این نرم‌افزار قابلیت ماژول پیمان های تهیه، طبخ و توزیع غذا را داراه بوده  و میتواند کمکی برای کارفرمایان و  پیمانکاران در برآورد تهیه غذا و تایید صورت وضعیت باشد.

مدیر منابع انسانی سازمان در خصوص دیگر خدمات این برنامه می گوید: یکی دیگر از خدمات این سیستم مسافرت است. کارمندی که به ماموریت اعزام می شود در صورت نیاز به وسیله نقلیه از طریق سامانه نقلیه پیگیری و اعمال میشود، اگر نیاز به هتل باشد این درخواست به واحد خدماتی منتقل شده و رزرو آن در مقصد انجام میشود. حُسن کار این است، کار فیزیکی اضافه انجام نخواهیم داد و تمام این پروسه در یک سرور و سیستم مکانیزه ثبت میشود که تمام گزارش‌گیری‌های آن مادام العمر است. اگر هر واحدی نیازمند برآورد از وضعیت ماموریتی و هزینه های آنها باشد می تواند به راحتی از این سامانه گزارش گیری نماید.

 وی در ادامه به باز آرایی ساختار سازمانی اشاره و اظهار می دارد : با مشارکت مهندسی ساختار و بهره‌وری در مجموعه برنامه ریزی سازمان، باز آرایی ساختار سازمانی را با رویکرد وظیفه محور آغار کرده‌ایم که این طرح برای کارمندان مدت موقت و پیمانکاری هم کاربرد دارد.

به گفته وی اقدامات بسیار خوبی در مدیریت منابع انسانی در سنوات گذشته صورت گرفته و یکی از موارد که به درخواست مدیرعامل پیگیری شده است تهیه یک دستگاه آمبولانس سوانح سوختگی و احیاء برای منطقه پارس جنوبی در حال نهایی شدن است که به زودی جهت ارائه حدمات تحویل یازمان و بهره برداری منطقه بوشهر خواهد شد  .

ایشان در خصوص اهمیت این پروژه می گوید: رسیدگی به مصدوم در ساعت اولیه حادثه از جمله سوختگی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و امکانات موجود در این دستگاه میتواند خدمات فوری و اورژانسی را در ساعت اولیه به مصدوم ارائه دهد.

وی در ادامه  به فرمایشات مقام معظم رهبری برای حمایت از کالای ایرانی اشاره و می افزاید: در راستای این طرح مدیریت سلامت و منابع انسانی مصوبه‌ای از هیئت مدیره سازمان در خصوص ابتیاع 20 دستگاه آمبولانس را در دستور کار قرار دادند که به منظور اجرایی شدن انشالله از ظرفیت تولید داخل و توان بومی استفاده و پس از خرید و تجهیز در نیازهای مناطق عملیاتی را پوشش دهد.

ایشان می گوید: طرح بعدی مدیریت منابع انسانی طرح چابک‌سازی سازمان و افزایش رضایتمندی از بابت انتصابات است. تقریبا 2هزار و 306نفر در کل سازمان دارای پایه های شخصی برابر با پایه های سازمانی می باشند. اگر بتوانیم در منابع انسانی دغدغه همکاران را از بابت ارتقاء، توسعه، رشد و پیشرفت سازمانی‌شان و کار راهه شغلی‌شان هموار کنیم ، قطعاً تأثیرات مثبتی در ارائه خدمات و افزایش بازدهی خواهد داشت.

وی در ادامه اظهار می دارد: طرحی را با روابط کار و مددکاری ستاد شرکت ملی نفت به نام طرح مددکار خانواده آغاز کرده‌ایم که شبکه حمایتی بسیار مناسبی را اجرا می‌کند. البته آن را به شکل آزمایشی در بهداشت و درمان صنعت نفت تهران شروع کرده‌ایم.فارغ از اینکه فردی که در بیمارستان بستری شده بیماری اعزامی یا کارمند بهداشت درمان است ،  خدمات فوری را به خانواده‌ها ارائه بدهیم. در این طرح مددکار رابط حمایتی بین کارمند و خانواده با کارفرما است .

 وی با بیان اینکه پیشنهاد‌دهنده طرح بهداشت و درمان صنعت نفت بوده است می افزاید: پروپوزال این طرح با کمک روابط کار و مددکاری شرکت ملی نفت در حال شکل‌گیری است. ستاد شرکت ملی نفت تا حدودی و در بازه زمانی محدود آن را انجام داده است و ما در حال پیگیری آن هستیم. چنانچه این طرح در سطح مدیران ارشد منابع انسانی وزارت نفت تصویب شود دستورات اجرایی به تمام مناطق و شرکت‌های صنعتی ابلاغ می شود.

ایشان در ادامه ضروت هدف از این طرح را رفع نگرانی  و دغدغه کارمند از جهت اضافه کاری و استعلاجی  در مدت زمان بهبودی و درمان عنوان میکند و  می گوید: اولین گام اطلاع پیدا کردن مددکار بهداشت و درمان منطقه است که همانند یک پزشک یا پرستار بر بالین بیمار حاضر و با بیمار و خانواده‌اش ارتباط برقرار می‌کند سپس مددکار شرکت مربوطه را در جریان قرار داده  و از روند درمان و بهبودی مطلع خواهد کرد.مجموعه‌ای به نام روابط کار و بهبود محیط کار ایجاد کرده‌ایم. مددکار تعادلی بین کارمند و محیط کار مخصوصاً در زمان بستری که نام آن را مداخله در بحران‌های اولیه گذاشته شده است، برقرار می‌کند .

وی با بیان اینکه این کار در واقع یک بسته حمایتی فرامقرراتی است اظهار می دارد: مقررات تعدادی خدمات آنی مثل پرداخت‌های وام‌های اضطراری را در نظر گرفته است اما این نوع بسته حمایتی در راستای رفع دغدغه ها و نگرانی های کارکنان در زمان وقع حوادث و بیماری است در واقع بسته های حمایتی در حوزه تکریم نیروی انسانی است.

ایشان در خصوص برقرای ارتباط کارمندان با مدیریت منابع انسانی می گوید : در آینده نزدیک با همکاری واحد روابط عمومی از طریق سایت سازمان بخش  پاسخگویی به تمامی پرسش و پاسخ‌ها در حوزه مقررات و یا طرح مشکلات و دغدغه های کارکنان فراهم خواهد شد که  بُعد محرمانه داشته و مخاطب خاص از آن پرسش و پاسخ مطلع خواهد شد.

وی در پایان خاطر نشان می سازد : مدیریت منابع انسانی درصدد است که برای رفع دغدغه و پرسش همکاران در مناطق ارتباط مستقیم فراهم شود و نیازی به طرح موضوع  از طریق رئیس منطقه و رییس پشتیبانی و .... نباشد. زمانی که کارمند متوجه شود سازمان به آن اهمیت میدهد فضای صمیمی بین کارمندان و محیط کاری شکل می گیرد. تمایل بر این است که مسائل از طریق بوروکراسی اداری طی نشود مگر در مواردی که  احتیاج به مجوز های خاص باشد که صرفا در آن مواقع مکاتبه و پیگیری از طریق رییس منطقه انجام خواهد شد.